ICS35.040 A14 中华人民共和国国家标准 GB/T29194—2012 电 子文件管理系统通用功能要求 Generalfunctionalrequirementsforelectronicrecordsmanagementsystem 2012-12-31发布 2013-06-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会发布目 次 前言 Ⅲ ………………………………………………………………………………………………………… 引言 Ⅳ ………………………………………………………………………………………………………… 1 范围 1 ……………………………………………………………………………………………………… 2 规范性引用文件 1 ………………………………………………………………………………………… 3 术语和定义 1 ……………………………………………………………………………………………… 4 总则 4 ……………………………………………………………………………………………………… 4.1 系统定位 4 …………………………………………………………………………………………… 4.2 功能架构 4 …………………………………………………………………………………………… 4.3 文件聚合模型 5 ……………………………………………………………………………………… 4.4 文件信息模型 5 ……………………………………………………………………………………… 4.5 法律法规遵从 7 ……………………………………………………………………………………… 5 基本功能要求 7 …………………………………………………………………………………………… 5.1 文件管理配置 7 ……………………………………………………………………………………… 5.2 文件管理业务 11 ……………………………………………………………………………………… 5.3 安全管理 27 …………………………………………………………………………………………… 5.4 系统管理 30 …………………………………………………………………………………………… 6 可选功能要求 31 …………………………………………………………………………………………… 6.1 数字化文件的管理 31 ………………………………………………………………………………… 6.2 多载体文件管理 32 …………………………………………………………………………………… 6.3 离线利用 33 …………………………………………………………………………………………… 6.4 接口管理 34 …………………………………………………………………………………………… 6.5 工作流 34 ……………………………………………………………………………………………… 6.6 性能要求 35 …………………………………………………………………………………………… 参考文献 36 …………………………………………………………………………………………………… ⅠGB/T29194—2012 前 言 本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 本标准由国家密码管理局提出并归口。 本标准起草单位:国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。 本标准主要起草人:任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋。 ⅢGB/T29194—2012 引 言 电子文件(Electronicrecords)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计 算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文 件记录了各种公务活动的过程和结果,其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。电子 文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间以及文件组成部分之间的联系 为基本原则,这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统(Electronicrecords managementsystem,ERMS)是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处 置的专业系统。 为指导电子文件管理系统的建设和使用,提升系统环境下文件管理的规范化水平,现借鉴国际上同 类标准,结合我国电子文件管理实际,制定本标准。 ⅣGB/T29194—2012 电子文件管理系统通用功能要求 1 范围 本标准规定了电子文件管理系统(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)通用的功能性 要求,不包括系统设计和实施的具体要求,不规定实现系统功能的平台和具体技术,不规定详细的实施 细则,也不规定系统测试相关事项。 本标准适用于机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设、使用和评估, 适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T18894 电子文件归档与管理规范 DA/T1—2000 档案工作基本术语 DA/T22—2000 归档文件整理规则 DA/T31—2005 纸质档案数字化技术规范 DA/T32—2005 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T46—2009 文书类电子文件元数据方案 DA/T47—2009 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T48—2009 基于XML的电子文件封装规范 信息安全等级保护管理办法(公通字〔2007〕43号) ISO15489-1:2001 信息与文献 文件管理 第1部分:通则(Informationanddocumentation— Recordsmanagement—Part1:General) 3 术语和定义 DA/T1—2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 文件 records 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 [DA/T1—2000,定义2.12] 3.2 电子文件 electronicrecords 通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的文件。 3.3 文档 document 构成文件的最小管理单元,也称为自然件。一份文件可以由一个或多个文档组成。 1GB/T29194—2012 3.4 组件 component 独立的比特流,操作系统下文件系统中管理信息的基本单元。组件是相互独立的,它可以单独或与 其他组件一起构成文档。 3.5 组合文件 combinedrecord 若干文档按照关联关系组织在一起的集合,电子文件管理系统将其作为一份文件来处理。 3.6 复合文件 compoundrecord 包含多个组件的文件。 3.7 实体文件 physicalrecords 只具有物理实体形态的文件。 3.8 双套制文件 dualrecords 内容相同,既存在电子形式,也存在非电子形式的文件,如纸质文件与其数字化版本、电子文件与其 硬拷贝版本等。 3.9 混合文件 hybridrecords 文件(组合文件)或文件集合(如类、案卷)中既有电子的成分,也有非电子的成分,共同构成的完整 活动、事务、事件的记录。 3.10 文件类型 recordstype 根据文件管理需要,对若干具有共性的文件的抽象表示。 3.11 元数据 metadata 描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 [ISO15489-1:2001,定义3.12] 3.12 分类方案 classificationscheme 根据职能和业务活动对文件进行分类的等级结构,它是对类目的层次化组织。 3.13 类 class/category 也称类目,按照机构职能、文件主题、业务活动进行划分的具有一定规则和联系的实体组合。类目 一般按照树状结构组织成分类方案。 3.14 全宗 fond 分类方案中最高的文件聚合层次,指机构形成的所有具有有机联系的文件。 3.15 案卷 file 同一主题、活动或者事务的相互关联的文件集合。 3.16 保管期限与处置表 retentionanddisposalschedule 以表册形式规定文件保管期限和处置行动的正式工具。 2GB/T29194—2012