ICS35.240.20 A14 中华人民共和国国家标准 GB/T28624—2012 组 织机构代码数字档案管理与技术规范 Managementandtechnicalspecificationfordigitalarchivesof organizationcoderegistration 2012-07-31发布 2012-11-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会发布目 次 前言 Ⅰ ………………………………………………………………………………………………………… 1 范围 1 ……………………………………………………………………………………………………… 2 规范性引用文件 1 ………………………………………………………………………………………… 3 术语与定义 1 ……………………………………………………………………………………………… 4 数字化 3 …………………………………………………………………………………………………… 5 整理 6 ……………………………………………………………………………………………………… 6 上报 7 ……………………………………………………………………………………………………… 7 接收 7 ……………………………………………………………………………………………………… 8 隔离 7 ……………………………………………………………………………………………………… 9 审核 7 ……………………………………………………………………………………………………… 10 修改 8 ……………………………………………………………………………………………………… 11 存储 9 ……………………………………………………………………………………………………… 12 备份 9 ……………………………………………………………………………………………………… 13 迁移与转换 10 …………………………………………………………………………………………… 14 保管 10 …………………………………………………………………………………………………… 15 利用 11 …………………………………………………………………………………………………… 16 统计 11 …………………………………………………………………………………………………… 附录A(资料性附录) 根据业务登记状态对数字档案的分类 12 ……………………………………… 附录B(资料性附录) 根据档案文件性质对数字档案的分类 13 ………………………………………… 附录C(资料性附录) 数字档案机读目录信息明细 15 …………………………………………………… 附录D(资料性附录) 数字档案问题类型及常见问题举例 17 …………………………………………… 参考文献 18 ……………………………………………………………………………………………………GB/T28624—2012 前 言 本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。 本标准由全国组织机构代码管理中心提出。 本标准由全国组织机构代码管理中心归口。 本标准由全国组织机构代码管理中心起草。 本标准主要起草人:张冬青、袁亚光、刘佳、吴乐情、田瑞兴、刘凯锋、孙斌斌。 ⅠGB/T28624—2012 组织机构代码数字档案管理与技术规范 1 范围 本标准规定了组织机构代码数字档案的形成、上报、接收、隔离、审核、修改、存储、备份、迁移与转 换、保管、利用和统计等管理及技术的具体要求。 本标准适用于各级组织机构代码管理机构对组织机构代码数字档案的管理以及政府部门、社会各 行业对组织机构代码数字档案信息的查询应用。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的,凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T15418—2009 档案分类标引规则 GB/T18894—2002 电子文件归档与管理规范 DA/T1—2000 档案工作基本术语 DA/T18—1999 档案著录规则 DA/T19—1999 档案主题标引规则 DA/T31—2005 纸质档案数字化技术规范 DA/T48—2009 基于XML的电子文件封装规范 3 术语与定义 GB/T18894—2002、DA/T1—2000、DA/T31—2005、DA/T48—2009界定的以及下列术语和定 义适用于本文件。为了便于使用,以下重复列出了GB/T18894—2002、DA/T1—2000、DA/T31— 2005、DA/T48—2009中的某些术语与定义。 3.1 档案 archives 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 [DA/T1—2000,定义2.1] 3.2 组织机构代码 organizationcode 根据GB11714—1997的编码规则,赋予每一个依法成立的组织机构在全国范围内惟一的、始终不 变的识别标识码。 3.3 组织机构代码档案 archivesoforganizationcoderegistration 各级组织机构代码管理机构在办理组织机构代码登记中直接形成的有保存价值的各种文字、图表 等不同形式的历史记录。 3.4 组织机构代码纸质档案 paper-basedarchivesoforganizationcoderegistration 各级组织机构代码管理机构在办理组织机构代码登记中形成的有保存价值的、以纸质形式存在的 历史记录。 1GB/T28624—2012 3.5 数字化 digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 [DA/T31—2005,定义3.1] 3.6 组织机构代码纸质档案数字化 digitizationofpaper-basedarchivesoforganizationcoderegistra- tion 采用扫描仪或数码相机等数码设备对组织机构代码纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在 磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3.7 组织机构代码数字档案 digitalarchivesoforganizationcoderegistration 各级组织机构代码管理机构在组织机构代码登记中形成、接收、查验的并用数字化设备转化,以数 码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。 3.8 著录 description 对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。 [DA/T1—2000,定义6.5] 3.9 封装 encapsulation 将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程。 [DA/T48—2009,定义3.1] 3.10 迁移 migration 指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。 [GB/T18894—2002,定义3.11] 3.11 转换 conversion 将数字档案从一种格式或版本转变成另一种格式或版本的方法与过程。 3.12 保管 custody 维护档案完整与安全的活动。 [DA/T1—2000,定义8.1] 3.13 载体 medium 可将信息记录于其上或其中的物质材料。 [DA/T1—2000,定义8.8] 3.14 档案装具 archivescontainer 用于存放档案的器具,包括档案柜、档案架、档案盒等。 [DA/T1—2000,定义8.6] 3.15 耐久性 durability 档案记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。 2GB/T28624—2012 [DA/T1—2000,定义8.9] 3.16 利用 accessanduse 利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。 [DA/T1—2000,定义7.1] 3.17 统计 statistics 对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 [DA/T1—2000,定义9.1] 4 数字化 4.1 数字化方式 各级组织机构代码管理机构可采用扫描仪、数码相机等方式对纸质档案进行数字化处理。 4.2 数字化范围 4.2.1 在申请登记中应对下列文件进行数字化: ———申领组织机构代码证基本信息登记表(以下简称“代码申请表”); ———组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关 单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件; ———法定代表人(负责人)身份证件及经办人身份证件; ———代码申请表校对表(可选项)。 分支机构办理组织机构代码申请登记时,还应对其隶属机构的组织机构代码证书进行数字化。外 资企业办理组织机构代码申请登记时,还应对外商投资企业批准证书进行数字化。 4.2.2 在年度验证登记中应对下列文件进行数字化: ———代码申请表或代码申请表校对表; ———组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关 单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件(机 关单位批准设立文件与前一份档案中的批准设立文件相同时除外); ———法定代表人(负责人)身份证件(与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外); ———经办