ICS 01.140 A 14 DB45 广 西 壮 族 自 治 区 地 方 标 准 DB 45/T 1920—2018 社会保险档案管理数字化操作规程 Digital operation rules of social insurance archives management 2018 - 12 - 20 发布 广西壮族自治区市场监督管理局 2018 - 12 - 31 实施 发 布 — DB45/T 1920 2018 前 言 本标准按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。 本标准提出单位：贺州市质量技术监督局。 本标准起草单位：贺州市社会保险事业管理局、贺州市质量技术监督局。 本标准主要起草人：黄康德、张健、吴助才、吴显娟、文珩、许珂嘉、李文峰、刘华岭、韦福广、 莫晓玲。 I — DB45/T 1920 2018 社会保险档案管理数字化操作规程 1 范围 本标准规定了社会保险档案管理数字化操作的术语和定义、基本原则、档案整理、目录建库、档案 扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理。 本标准适用于广西各级社会保险经办机构（简称社保机构）对纸质档案的数字化操作。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T 18 档案著录规则 中华人民共和国财政部、国家档案局[2015]第79号令 会计档案管理办法 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 数字化 digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 3.2 纸质档案数字化 digitization of paper-based records 采用扫描仪或数码相机等设备对纸质档案进行数字化加工，将其转换为存储在磁带、磁盘、光碟等 载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3.3 数字图像 digital image 表示实物图像的整数陈列。 注：一个二维或更高维的采样并量化的函数，有相同维数的连续图像产生。在矩陈（或其他）网络上采样一连续函 数，并在采样点上将值最小化后的成列。 3.4 黑白二值图像 binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。 3.5 连续色调静态图像 continuous-tone still image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。 注：在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描与彩色扫描两种模式。 1 — DB45/T 1920 2018 3.6 分辨率 resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。 3.7 失真度 distortion measure 后 对档案进行数字化转换 ，数字图像与档案原件在色彩、几何钾方面的偏离程度。 3.8 可懂度 intelligibility 向 器 供 息 数字图像 人或机 提 信 的能力。 3.9 图像压缩 image compression 消除 冗余 近似 任 图像 或对图像 的 一种过程。 注1：是对图像以更紧凑的形式表示。 注2：纸质档案数字化过程中，较常见的有 TIFF(G4)、JPEG 等格式。 4 基本原则 包括守法原则、保密性原则、安全性原则、价值性原则、实用性原则。 注1：安全性原则。纸质档案的数字化，应符合国家档案开放规定以及有关规定，加强档案数字化各个环节的管理 工作，确保纸质档案和数字化档案的安全。 注2：价值性原则。属于归档范围应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案应列入数字化加工的范围，有条件 的应对属于归档范围内的全部档案进行数字化加工。 注3：实用性原则。体现档案的最终价值原则，档案最终目的就是对利用者提供利用，所以要确定哪些档案具体需 要进行数字化加工，一个重要的衡量条件就是看档案的利用率高低。 5 纸质档案数字化基本要求 5.1 范围要求 业务档案数字化处理的档案的范围参见附录A。 5.2 操作流程 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数 据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理，操作流程参见附录B。 5.3 过程管理 5.3.1 5.3.2 2 应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保纸质档案和数字化档案的安全。 纸质档案数字化的各个环节应进行登记、整理和汇总，装订成册。 — DB45/T 1920 2018 5.4 纸质档案整理 已应用档案唯一标识符技术的档案馆（室），按照分配好的唯一标识符范围打印唯一标识符，并 按照档案粘贴要求将其粘贴在档案上；未应用档案唯一标识符技术的档案馆（室）应符合 DA/T 18 的要 求。 5.4.2 纸质档案应拆除装订物，拆除装订物时应保护纸质档案不受损害。 5.4.3 纸质档案页面破损严重、无法直接进行扫描的，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的 纸质档案应先进行应处理（压平或烫平等）后在进行扫描。 5.4.4 纸质档案整理、登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录纸质档案整 理后每份文件的起始页号和页数。 5.4.5 纸质档案恢复装订时，应注意保持卷内文件的顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。 5.4.1 5.5 目录建库 5.5.1 格式选择 目录建库所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。 5.5.2 基本要求 建立档案目录数据库应按照DA/T 18的规定执行。 5.5.3 质量检查 电子版目录数据采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著 录信息是否完整、目录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。 5.6 纸质档案扫描 5.6.1 扫描方式 根据纸质档案幅面的大小（A4、A3、A0）等选择相关规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图 纸可采用 0 号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面纸质档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片 数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 5.6.1.2 纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可 采用高速扫描方式以提高工作效率；不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式。 5.6.1.1 5.6.2 色彩模式选择 扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色度等。通常采用黑白二值。 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值进行扫描。 页面为黑白两色，但字迹清晰度较差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用 灰度模式扫描。 5.6.2.4 页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式 进行扫描。 5.6.2.1 5.6.2.2 5.6.2.3 5.6.3 分辨率选择 5.6.3.1 分辨率参数的选择，以图像清晰完整为原则。 3 — 5.6.3.2 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，分辨率应选择≥200 dpi。特殊情况 下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。 5.6.3.3 数码相机拍摄精度应达到 800 万像素。 5.6.3.4 扫描图像缩放比应为 100％；用数码相机拍摄时要注意被拍摄物的影像要充满取景框。 5.6.3.5 照片档案数字化应采用扫描方式进行。彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白照 片扫描类型采用“灰度”模式。 DB45/T 1920 2018 5.6.4 登记要求 扫描操作完成后，应认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份 文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致应注明具体原因和处理方法。 5.7 扫描图像处理要求 5.7.1 图像质量检验 对图像斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的 处理。 5.7.1.2 由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。 5.7.1.3 发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。 5.7.1.4 发现扫描图像的排序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 5.7.1.5 认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。 5.7.1.1 5.7.2 图像方向调整 5.7.3 图像纠偏 对图像偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进 行旋转还原，以符合阅读习惯。 5.7.4 图像去污 去污对图像页面中发现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理 过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。 5.7.5 图像拼接 对大幅面档案进行分区扫描形成的多副图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档 案数字化图像的整体性。 5.7.6 裁边处理 采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。 5.8 图像存储要求 5.8.1 存储格式 扫描的图像应保存为 TIF 格式或 JPG 格式，一般黑白二值图像保存为 TIFF(G4)格式。灰度或 彩色图像保存为 JPG 格式；数码相机拍摄的图像应保存为 JPG 格式。 5.8.1.1 4 — 5.8.1.2 以单份文件为单位存储为 PDF 格式。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读 的前提下，尽量减小存储容量为准则。 DB45/T 1920 2018 5.8.2 PDF 文件的命名和存储 内文件的 规则为：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对的唯 一档号，以 档号为 份文件扫描 的图像文件命名。对应用档案唯一标识定位符技术的为案卷档案定 位 内 号 D ，存储 径为 6 级文件夹，按唯一标识定位符每两位分割，最后一级为案卷唯一 标识定位 。 以件为保管单位的文件的 规则为：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之 相对应的 一档号，以 档号为 份文件扫描后的图像文件命名。对以应用档案唯一标识定位符技术的 为文件档案 一标识定位 D ，存储 径 5 级文件夹，按唯一标识定位符每两位分割。 5.8.2.1 传统卷 命名 该 这 后 符卷 顺序 ·P F 路 符 5.8.2.2 命名 唯 该 这 路 唯 符·P F 5.9 数据检查 将纸质档案扫描后的数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加 说 文件。 对数据进行检查，给出合格或不合格结